Notes de frais & déplacements professionnels

Moins d’administratif.Plus de maîtrise sur vos frais.

Vos équipes déclarent sur WhatsApp. Move IA prépare les dépenses, signale les écarts à vos règles et organise les validations. Votre finance retrouve les pièces, les décisions et les montants à traiter dans un même espace.

Voir une dépense de bout en bout Demander une démo pour mon entreprise

WhatsApp pour les équipes.
Un portail de contrôle pour votre entreprise.

Ticket illustratif : Restaurant Le Marrakchi, 340 MAD — De la photo au dossier.
Le contrôle reste entre vos mains.

Moins de saisieUne photo plutôt qu’un formulaire.

Moins de relancesChacun sait ce qu’il doit valider.

Plus de contrôlePièces, règles et décisions réunies.

Découvrir le parcours

Le reçu n’est que le début

Votre comptabilité ne devrait pas avoir à reconstituer chaque dépense.

Un justificatif dans une conversation. Un accord dans un e-mail. Une avance dans un tableau. Et quelqu’un qui doit tout rapprocher.

QUAND LES INFORMATIONS SONT DISPERSÉES

Retrouver. Redemander. Ressaisir.

Qui a dépensé ? Pour quelle mission ? Avec quel accord ? Que reste-t-il à rembourser ?

AVEC UN DOSSIER RELIÉ

Vérifier. Décider. Avancer.

Move IA rassemble les pièces, le contexte et les validations au fil du traitement. Votre équipe contrôle le dossier plutôt que de le reconstruire.

Voir le résultat côté finance

DE LA DÉCLARATION AU SUIVI DU REMBOURSEMENT

DéclarerCompléterValiderContrôler

Une dépense, de bout en bout

La rigueur de votre processus.
La simplicité de WhatsApp.

Vos collaborateurs n’ont pas à connaître tout le processus pour être accompagnés à chaque étape.

01 · DÉCLARER
Le collaborateur transmet.
Une photo, un texte ou un vocal. Avec ou sans mission.
02 · PRÉPARER
Move IA guide.
Les informations manquantes sont demandées et les écarts aux règles sont signalés.
03 · VALIDER
Le manager décide.
Il examine le contexte. Sa décision reste reliée à la note.
04 · CONTRÔLER
La finance prend le relais.
Elle retrouve le dossier pour le contrôle et le suivi du remboursement.

Enregistrer une dépense ne signifie pas la soumettre. Une note approuvée n’est pas encore payée.

COLLABORATEUR

Un reçu, puis les bonnes questions.

Scénario illustratif : un repas à Marrakech, un écart à expliquer et une note envoyée en validation. Les montants et règles de cet exemple ne sont pas ceux de votre entreprise.

Consulter la conversation complète

Moveiaavec le collaborateur

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DÉMONSTRATION MOVEIA

🎤 Message vocal

🎤 J’ai compris : « Je pars à Marrakech pour GITEX Africa du 12 au 17 octobre. »J’ai créé le brouillon vers Marrakech. Je pars sur la période du 2026-10-12 au 2026-10-17 — dis-moi si ce sont d’autres dates. Quelle est ton agence ou ville de départ ? Vocal transcrit, puis relu pour correction · Intention comprise, mission ouverte en brouillon

Casablanca

Quel moyen de transport est prévu (train, véhicule de société, covoiturage…) ? Réponse rattachée au bon champ de la mission

Train

Mission prête à envoyerMission : Casablanca → Marrakech, du 2026-10-12 au 2026-10-17, pour GITEX Africa, en Train.Elle sera envoyée à ton manager pour validation.Choisis une action ci-dessous, ou réponds « envoie ». Réponse rattachée au bon champ de la mission

Oui

Mission envoyée à ton managerStatut : en attente de validation.Ta demande d’autorisation n’est pas encore approuvée. Écris « statut » pour suivre sa validation.Je te préviens dès sa décision. Envoi au manager, avec ce que sa décision engage

✅ Mission approuvéeNadia a validé ta mission vers Marrakech (du 2026-10-12 au 2026-10-17).📌 CE QUE CETTE MISSION ENGAGE• Repas — 360 MAD par jour : petit-déjeuner 50, déjeuner 110, dîner 200. Tout dépassement doit être approuvé.• Hébergement — réservé par la personne responsable des réservations au moins 48 h avant le départ, dans le budget de référence.• Justificatifs — demande une facture, pas un ticket : elle doit porter l'ICE. Je vérifie chaque reçu et te dis ce qui manque.• Note de frais — dans les 15 jours suivant ton retour, et avant la fin du mois en cours. Envoie-moi tes reçus au fur et à mesure, je m'occupe du reste. Une dépense engagée sans autorisation préalable n’est pas remboursée.

▧ Photo du reçu

Reçu prêt à enregistrerJ’ai lu• Montant : 340 MAD• Commerçant : Restaurant Le Marrakchi• Date : 2026-10-15• Catégorie : Repas• TVA : 56.67 MADMission proposée : une mission correspondant à la date⚠️ Plafond repas 200 MAD dépassé de 140 MAD.Tout est correct ? Vérifie le montant, la date et le commerçant.🍽️ Quel repas ? Je n’ai pas lu l’heure sur le ticket : touche « Petit-déjeuner », « Déjeuner » ou « Dîner » pour l’enregistrer ainsi. Écris « corriger » pour changer autre chose, « changer mission » pour le rattachement, ou « c’est bon » pour le garder en repas. Ticket lu, dépense reliée à la mission, politique appliquée

C’est bon

Parfait, les informations lues sur le reçu sont validées. Je ne te redemanderai ni le montant, ni la date, ni le commerçant.Choisis maintenant l’affectation de D-EXPE : Hors mission ou une mission (par proximité avec la date du 15/10/2026).

Marrakech

✅ D-EXPE est bien rattachée à la mission Marrakech (12/10/2026 → 17/10/2026). Le rattachement a été relu dans la dépense enregistrée.Peux-tu maintenant me donner une courte justification pour le point signalé ? Affectation choisie, écrite puis relue dans la dépense

Dîner avec le client Sofrilog, on était 3.

Merci, ta justification a bien été enregistrée avec la dépense. Justification attachée à l’écart concerné

envoie ma note de frais

Note envoyée à ton managerNF-2026-0148 · 1 dépense · 340 MADStatut : en attente de validation.Je te préviens dès sa décision. Dépenses groupées et note envoyée en validation

MANAGER

Une décision, avec son contexte.

Le parcours comprend aussi la demande de mission : le manager examine ce qu’il autorise avant le déplacement.

Consulter la validation de mission

Moveiaavec le manager

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DÉMONSTRATION MOVEIA

Karim demande ta validationMission : Casablanca → Marrakech, du 2026-10-12 au 2026-10-17, pour GITEX Africa, en Train.📌 CE QUE TU VALIDES• Régime — 6 jours en national, soit ordre de mission.• Plafonds engagés — repas 360 MAD par jour, hébergement réservé par la personne responsable des réservations 48 h avant le départ.• Transport demandé — Train. Priorité de la procédure : covoiturage, puis véhicule de société, puis train deuxième classe.Réponds « Approuver », « Refuser », ou « Question : … » pour demander une précision sans trancher. Un refus demande un motif, qui sera transmis au collaborateur.

Approuve

✅ Mission de Karim vers Marrakech (du 2026-10-12 au 2026-10-17) approuvée. L’ordre de mission a été archivé et envoyé au collaborateur sur WhatsApp. Décision vérifiée côté serveur, document émis

03 · Comptabilité / Finance

Une conversation.
Un dossier exploitable.

Plus besoin de reconstituer l’histoire d’un ticket. La comptabilité retrouve la dépense, sa pièce, sa règle et les validations au même endroit.

Pièces & OCR
Politique applicable
Justifications
Validation & audit
Remboursement & comptabilité

Aperçu illustratif du portail, données de démonstration.

COMPTABILITÉ / FINANCE

À traiter

● À jour

Dossiers à contrôler6

Exceptions2

Prêts à rembourser4

REPAS CLIENT · TANGER420 MADKarim A. · Mission retrouvée

Justificatif reçu OCR vérifié Politique appliquée! Écart +70 MAD expliqué Manager approuvé

Dossier prêt pour contrôle

04 · RH / Administration

Le terrain est simple. Le pilotage reste puissant.

Les équipes administratives configurent l’organisation, les missions, les politiques et les circuits sans alourdir l’expérience du collaborateur.

RH / ADMINISTRATION

Piloter les règles

● Politique active

CollaborateursÉquipes & rôles

Catégories, rattachements et périmètres.

MissionsDu départ au retour

Ordres de mission, autorisations et suivi.

PolitiqueDes règles opérables

Plafonds, justificatifs et circuits de validation.

Avances & caisseSuivre les montants ouverts

Décaissements, consommation et régularisation.

05 · Finance / Contrôle de gestion

Pilotez ce qui est engagé, validé et payé.

Un back-office de pilotage lit les dépenses par semaine ou par mois, par catégorie, centre de coût, collaborateur et mission, avec la trésorerie et l’export. Trois bases qui ne se confondent jamais.

FINANCE / CONTRÔLE DE GESTION

Ce mois

● Semaine par semaine

Engagé48 620 MAD

Validé36 410 MAD

Payé21 980 MAD

Repas14 260

Hôtel11 200

Taxi9 830

Carburant6 840

Scénario illustratif · engagé dès la saisie, validé après le manager, payé une fois réglé.

Expense management · Gestion des dépenses professionnelles

Bien plus qu’un ticket.
Tout ce qui va avec.

Dépenses

Photo, vocal ou texte. Avec ou sans mission.

Déplacements

Demande, autorisation, ordre de mission et retour.

Avances

Demande, consommation, reliquat et régularisation.

Caisse

Décaissements opérationnels reliés aux bonnes personnes.

Règles

Plafonds, pièces, catégories et exceptions.

Validations

Manager, RH et Finance selon le bon circuit.

Vous gardez la décision

L’IA prépare.
Vos règles encadrent.
Vos équipes décident.

Les informations extraites peuvent être vérifiées. Les écarts sont signalés. Les décisions sensibles restent confiées aux personnes autorisées.

Justificatif manquant

Moveia demande la pièce ou déclenche la procédure autorisée par l’entreprise.

Dépassement de plafond

Le contexte est recueilli avant que l’exception arrive au contrôle.

Dépense hors mission

Le motif professionnel est conservé sans inventer une anomalie.

Avance non soldée

Le reliquat reste visible jusqu’à justification ou restitution.

Un gain différent pour chaque rôle

Moins de friction. Plus de visibilité.

COLLABORATEUR

Déclarez. Passez à autre chose.

MANAGER

Décidez sans enquêter.

RH / ADMIN

Pilotez les règles et les missions.

COMPTABILITÉ

Contrôlez les exceptions.

DAF

Suivez engagé, validé, payé.

Traçabilité & dossier de contrôle

Une dépense à justifier ?
Retrouvez ce qui l’explique.

Pièce originale, motif professionnel, mission éventuelle, règle appliquée et validations : les éléments restent reliés pour préparer le contrôle comptable et l’examen fiscal.

Un dossier complet facilite le contrôle ; il ne garantit pas, à lui seul, la déductibilité d’une charge ou la récupération de TVA.

Ouvrir un dossier de démonstration PDF · nouvel onglet

Un démarrage mesurable

Commencez sur une équipe.
Décidez sur des résultats.

Un pilote permet de vérifier le fonctionnement sur votre propre processus avant d’élargir le déploiement.

Cadrer le périmètre
Une équipe, vos catégories de frais et les personnes qui doivent valider.
Préparer le parcours
Vos règles, les justificatifs attendus et les accès de chaque rôle.
Mesurer ensemble
Temps de traitement, relances, dossiers complets et délai de validation.

Ces indicateurs sont des critères à définir pour le pilote, pas des résultats chiffrés promis.

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Questions fréquentes

Ce qu’il faut savoir avant un pilote.

Faut-il installer une application ?+

Non pour les collaborateurs et managers : ils utilisent WhatsApp. Le portail web est réservé à la comptabilité et aux fonctions administratives autorisées.

Où sont hébergées nos données ?+

La base et les pièces sont hébergées dans l’Union européenne, région Paris. Les originaux restent dans un stockage privé à accès contrôlé. La localisation de la base ne couvre pas toute la chaîne : WhatsApp, les traitements IA et les services applicatifs impliquent aussi des prestataires. Demandez le détail des flux, des accès et de la conservation pour votre revue sécurité.

Et la loi 09-08 et la CNDP ?+

Votre entreprise est responsable du traitement des données de ses salariés ; Moveia agit comme prestataire technique et n’en fait rien d’autre que le service. Les formalités CNDP vous reviennent donc, et nous fournissons la description du traitement pour les remplir. Nous ne revendiquons aucune certification que nous n’avons pas.

Combien ça coûte ?+

Le tarif dépend du nombre de collaborateurs et du périmètre retenu. La démonstration sert à préciser vos besoins ; demandez une proposition détaillant le périmètre, l’accompagnement et les conditions du pilote avant de vous engager.

Moveia garantit-il la déductibilité d’une charge ?+

Non. Moveia prépare et relie les éléments de preuve ; la décision comptable et fiscale reste à l’entreprise et à ses conseils. L’objectif est d’éviter qu’une dépense légitime devienne indéfendable faute de pièce, de motif ou de validation.

Moveia remplace-t-il notre politique de frais ?+

Non. Les règles sont celles de votre entreprise. Elles sont versionnées par entreprise, appliquées par le backend et les cas ambigus restent soumis à une décision humaine.

Que se passe-t-il si l’OCR hésite ?+

Le reçu est placé en revue au lieu d’inventer un montant. Le collaborateur ou la comptabilité peut confirmer les données avant la suite du processus.

Peut-on commencer avec une petite équipe ?+

Oui. Un pilote peut cibler un service, une politique et un circuit d’approbation, puis s’élargir lorsque le processus est validé.

Comment accéder à notre environnement ?+

Chaque client dispose de comptes autorisés pour sa comptabilité et son administration. L’accès est séparé du parcours WhatsApp des collaborateurs.

Votre processus, en pratique

Et si votre prochaine note de frais demandait moins d’allers-retours ?

Présentez-nous votre circuit actuel. Voyons comment relier la déclaration, les validations et le contrôle, sans perdre vos règles en chemin.