Politique de confidentialité

Moveia · Entrée en vigueur : 22 septembre 2026

Moveia est un assistant de gestion des déplacements et frais professionnels accessible notamment via WhatsApp. Lorsqu'une entreprise utilise Moveia pour ses salariés, cette entreprise détermine les finalités du traitement de leurs données et Moveia agit comme son prestataire technique.

1. Données traitées

Selon les fonctionnalités utilisées et les instructions de l'entreprise cliente, Moveia peut traiter :

• le numéro WhatsApp, l'identité professionnelle, l'entreprise, le rôle et la ligne hiérarchique du salarié ;
• les messages et réponses échangés avec Moveia, ainsi que l'état de la conversation ;
• les informations de mission : destination, dates, objet, moyen de transport, validations et documents associés ;
• les dépenses, reçus et justificatifs, y compris le commerçant, la date, le montant, la devise, la TVA, la catégorie suggérée et les explications fournies ;
• les décisions de politique interne, exceptions, approbations, remboursements et journaux d'audit ;
• les identifiants techniques nécessaires à la sécurité, à la déduplication, au diagnostic et à la fiabilité du service.

2. Finalités

Ces données sont utilisées pour identifier et autoriser les utilisateurs, préparer et suivre les missions, enregistrer les dépenses, analyser les reçus, appliquer la politique de l'entreprise, organiser les validations, constituer les dossiers consultables par les personnes habilitées et assurer la sécurité, la traçabilité et le support du service.

3. Automatisation et intelligence artificielle

Chaque message envoyé à Moveia est traité par un service d'intelligence artificielle. Cela concerne les messages écrits, les notes vocales — transcrites en texte avant d'être comprises — et les photos de reçus, dont les informations sont extraites automatiquement. Le service utilisé est OpenAI, en tant que sous-traitant de Moveia.

Ce qui lui est transmis : le message, un extrait borné de l'historique récent de la conversation avec Moveia, l'état de la demande en cours et les faits professionnels nécessaires pour y répondre (mission en cours, politique de l'entreprise, dépenses concernées). Ce qui ne lui est pas transmis : le numéro de téléphone, remplacé par un identifiant pseudonyme.

Ces échanges sont transmis avec l'option store:false : Moveia ne demande pas au prestataire de conserver la réponse comme état applicatif et, selon les conditions de son API, ces données ne servent pas à entraîner ses modèles. Cette option n'équivaut pas à une absence de conservation. Le prestataire indique conserver les contenus transmis à son API dans ses journaux de surveillance des abus pendant une durée pouvant aller jusqu'à trente jours, sauf obligation légale plus longue, à moins qu'une option de non-conservation (« zero data retention ») n'ait été accordée au compte ; Moveia ne revendique pas cette option tant qu'elle n'est pas attestée par le prestataire. Le pseudonyme transmis à la place du numéro n'empêche pas qu'une information identifiante figure dans un message, une note vocale ou une photo de reçu : il s'agit d'une pseudonymisation partielle, pas d'une anonymisation. Ce que Moveia conserve de l'échange — le message, la réponse, l'action retenue — l'est dans sa propre base, selon l'article 5.

Le modèle ne dispose d'aucun accès direct à la base de données et ne peut pas exécuter seul une action financière. Il propose une interprétation ; toute action métier passe par des fonctions backend explicites, validées et soumises aux règles d'autorisation de l'entreprise. Une approbation, un refus, un envoi de note de frais et toute opération sensible sont confirmés par la personne avant d'être exécutés. Lorsque le service d'intelligence artificielle est indisponible, Moveia retombe sur une analyse déterministe, sans appel externe.

4. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles uniquement aux personnes autorisées de l'entreprise cliente, par exemple le salarié concerné, son manager, les ressources humaines ou la finance, selon leurs rôles. Moveia utilise des prestataires techniques strictement nécessaires au service : Meta pour WhatsApp Cloud API, Supabase pour la base de données et le stockage, Railway ou Vercel pour l'hébergement, et OpenAI pour la compréhension des messages, la transcription des notes vocales et l'extraction des reçus (article 3).

Ces prestataires traitent des données hors du Maroc : la base de données et les fichiers sont hébergés dans l'Union européenne (Paris), le traitement des messages WhatsApp aux Pays-Bas, les fonctions serveur du portail aux États-Unis à ce jour, et le service d'intelligence artificielle hors de l'Union européenne tant qu'aucune option de traitement régional n'est activée sur le compte de Moveia. Moveia et l'entreprise cliente encadrent ces transferts conformément à leurs obligations contractuelles et à la réglementation applicable, notamment les formalités de la Commission nationale de contrôle de la protection des données à caractère personnel (CNDP).

5. Conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture du service, au respect de la politique de l'entreprise cliente et aux obligations comptables, fiscales, sociales ou de preuve qui lui sont applicables. Les durées précises sont définies avec chaque entreprise cliente. Une demande de suppression peut être limitée lorsqu'une obligation légale ou un besoin légitime de conservation s'applique.

6. Sécurité

Moveia applique des mesures destinées à protéger les données, notamment le contrôle des rôles, l'isolation des entreprises, le stockage privé des reçus, la vérification des signatures des webhooks Meta, la déduplication des messages et reçus et la journalisation des actions importantes. Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, les incidents sont analysés et traités selon leur nature.

7. Vos droits et suppression des données

Selon la réglementation applicable, une personne peut demander l'accès, la rectification, la limitation ou la suppression de ses données, ou s'opposer à certains traitements. Pour une donnée professionnelle gérée pour le compte d'un employeur, la demande peut être transmise à cet employeur afin qu'il l'instruise en tant que responsable du traitement.

Pour exercer un droit ou demander la suppression des données associées à Moveia, écrivez à contact@moveia.app en indiquant l'entreprise concernée et la nature de la demande. Ne joignez pas de reçu, de pièce d'identité ou d'autre document sensible au premier message ; Moveia précisera si une vérification est nécessaire.

8. Modifications

Cette politique peut évoluer pour refléter les fonctionnalités, prestataires ou obligations applicables. La date d'entrée en vigueur affichée en haut de la page sera alors mise à jour.